CSL Effiziente Fuhrparksteuerung

Häufige Fragen

Datenschutz

 

Was unternimmt VISPIRON um den Datenschutz nach §11 BDSchG zu gewährleisten?

Datenschutzkonzept, Geheimhaltungsvereinbarung, Datenschutzvereinbarung

 

 

Welche Daten werden gespeichert?

Je nach Produktnutzung:

  • Fahrzeugtyp u. Kennzeichen

  • Abfahrts- u. Ankunftsort, Abfahrts- und Ankunftszeitpunkt, Abfahrts- und Ankunftskilometerstand, gefahrene Kilometer, Fahrer, Tankfüllstand, Batterieladestand

  • Fahrername, „Manager“-Name, E-Mail-Adresse Fahrer und Manager

 

Wo werden die Daten gespeichert?

Auf unseren eigenen Servern, die ausschließlich von uns betrieben werden. Diese befinden sich im Rahmen eines Colocation-Vertrags in einem gesicherten Rechenzentrum (Global Access, München).  Es werden KEINE (!) Daten auf externen Servern oder „in der Cloud“ abgespeichert.

 

 

Wer hat Zugriff auf die gespeicherten Daten?

Der Zugriff auf Daten ist nach einem klaren Rechte- und Rollenkonzept geregelt. Dabei sieht jeder Fahrer nur seine eigenen Daten und „Vorgesetzte/Führungskräfte“ nur die der ihnen zugeteilten  Mitarbeiter. Details der Privatfahrten können nur vom jeweiligen Fahrer eingesehen werden, lediglich finanzamtrelevante Daten (Fahrer, Datum und gefahrene Kilometer) sind für den Fuhrparkmanager ersichtlich.

 

 

Wie lange werden die Daten aufbewahrt?

Die Daten werden gemäß AO im Zusammenhang mit dem Lohnsteuerabzug 6,5 Jahre durch uns aufbewahrt.

Fahrtenbuch

 

Muss man  bei ausschließlich geschäftlicher Nutzung ein Fahrtenbuch führen?

Laut aktueller Rechtsprechung (BFH Urteil Juli 2013) müssen Arbeitnehmer, die ihren Dienstwagen ausschließlich beruflich nutzen, dies dem Finanzamt mit einem Fahrtenbuch nachweisen. Ansonsten darf der Fiskus ein Prozent des Listenpreises als geldwerten Vorteil für die private Nutzung des Wagens besteuern. Das hat der Bundesfinanzhof in München in mehreren neuen Urteilen entschieden und seine bisherige Rechtsprechung damit korrigiert.

 

 

Verfällt die Garantieleistung durch den Einbau der Box?

Die Log-Box verfügt über die e1-Zertifizierung durch das Kraftfahrtbundesamt. Wir greifen nicht in die Elektronik ein, sondern lesen nur Daten aus. Insoweit wird die Garantie bzw. Gewährleistung nicht tangiert.

 

 

Wie funktioniert das elektronische Fahrtenbuch?

Unsere Telematikeinheit (Log-Box) wird in das Fahrzeug eingebaut und liefert die Daten, die durch den CAN-BUS-Anschluss und das GPS-Signal erzeugt und durch GPRS in ein Webportal übermittelt werden.

Im Webportal kann das Fahrtenbuch angezeigt und bearbeitet werden.

 

 

Welche Positionsinformationen werden durch die Log-Box erfasst und übertragen?

GPS-Position Start- und Endpunkt

 

 

Welche Fahrtinformationen werden durch die Log-Box erfasst und übertragen?

Jeweils am Ende einer Fahrt verbindet sich die im Fahrzeug befindliche Log-Box mit dem CARSYNC Datenbankserver und übermittelt folgende Daten:

  • Datum (Tag, Monat, Jahr) von Fahrtbeginn und Fahrtende
  • Uhrzeit (Tag, Minute, Sekunde) von Fahrtbeginn und Fahrtende
  • km-Stand von Fahrtbeginn und Fahrtende
  • Position von Fahrtbeginn und Fahrtende
  • Identifikationsnummer des Fahrers
  • Fahrtart: Privat- oder Dienstfahrt
  • Unterdrückung der letzten Fahrtunterbrechung
  • Seriennummer der Log-Box

 

Wie und durch wen erfolgt der Einbau der Log-Box?

Der Einbau erfolgt durch unsere qualifizierten Einbaupartner bei Ihnen vor Ort oder in der Werkstatt unserer Einbaupartner. Die Log-Box verfügt über die e1-Zulassung vom Kraftfahrtbundesamt und wird unsichtbar, ohne zu schrauben oder zu bohren in Ihrem Fahrzeug verbaut und kann rückstandsfrei entfernt werden.

 

 

Was passiert mit den Fahrtdaten, wenn ich keinen Empfang habe (Tiefgarage, Tunnel)?

Die Daten werden in der Log-Box gespeichert und übertragen, sobald wieder Empfang besteht.

 

 

 Genügt das elektronische Fahrtenbuch CARSYNC den Anforderungen des Finanzamts?

Hierzu:

Bericht über die Prüfung des Fahrtenbuchsystems CARSYNC (Stand April 2010)

Rz. 23 Ein elektronisches Fahrtenbuch ist anzuerkennen, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen. Beim Ausdrucken von elektronischen Aufzeichnungen müssen nachträglich Veränderungen der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlossen, zumindest aber dokumentiert werden (BFH-Urteil vom 16.November 2005, BStBI II 2006 S. 410)

[...]

 

 

3. ZUSAMMENGEFASSTES PRÜFUNGSERGEBNIS

Unsere Prüfung der Systemseitig realisierten Fahrtenbuchfunktionen kommt zu einem positiven Ergebnis. Das System ermöglicht die Einhaltung der auftragsgemäßen definierten Kriterien

Nach unserer Beurteilung aufgrund der bei der Prüfung gewonnenen Erkenntnisse entspricht das von uns geprüfte Softwareprodukt CARSYNC bei sachgerechter Anwendung grundsätzlich den vorstehend aufgeführten Kriterien. […]

Änderungen werden durch das Änderungslog dokumentiert, dies kann bei Bedarf an das Finanzamt weitergegeben werden.

 

 

Wer kann meine (Fahrtenbuch-) Daten einsehen?

Der Zugang zu Fahrtdaten ist streng nach einem Rechte- und Rollenkonzept geregelt. Danach gibt es erhebliche Unterschiede in der Darstellung der Inhalte für Fahrer und jedwede andere berechtigte Personen (Fuhrparkverantwortliche, Führungskräfte, etc.). Jeder Berechtigte hat nach dem Rechtekonzept den ihm zugeteilten Zugang auf der Grundlage einer Betriebsvereinbarung.

Fahrer: Zugriff nur auf persönliche Daten, Lese- und Schreibberechtigung (Voraussetzung: Veränderung der Daten ohne Rechtsverletzung)

Flottenmanager: Zugriff auf die Fahrtdaten der ihm zugeteilten Mitarbeiter, Leseberechtigung für Geschäftsfahrten, Keine Einsicht der Privatfahrten

Elektronische Führerscheinkontrolle

 

Wie funktioniert die elektronische Führerscheinkontrolle?

Im Vorfeld wird auf dem gültigen Führerschein jedes Fahrers ein gesetzlich zulässiges RFID-Label angebracht. Die Fälschungssicherheit wird über eine Seriennummer sichergestellt, die sich in elektronischer Form auf einem Chip innerhalb des Labels befindet. Bei Entfernung des Labels zerstört sich der Chip automatisch, so dass eine Übertragung nicht möglich und somit eine Manipulation ausgeschlossen ist.

Die Fahrer werden per E-Mail oder SMS automatisch zur anstehenden Führerscheinkontrolle aufgefordert. Die Kontrolle findet über eine oder mehrere zentrale Lesestationen statt, die lediglich einen Stromanschluss benötigt. Alternativ kann diese auch durch einen RFID-USB-Stick erfolgen, der mit einem Rechner verbunden wird. In Kombination mit dem CARSYNC Fahrtenbuch kann die Kontrolle zusätzlich direkt im Fahrzeug erfolgen. In allen Fällen hält der Fahrer seinen Führerschein mit dem RFID-Label an das Lesegerät. Daraufhin wird automatisch ein Eintrag über eine erfolgreiche Kontrolle des Führerscheins im System hinterlegt.

Die Dokumentation erfolgt über das webbasierte Log-Portal. Hier kann der Flottenmanager alle Prüfungen pro Fahrer zu jedem beliebigen Zeitpunkt abrufen und nachweisen. Per Mausklick lassen sich alle anstehenden bzw. ausstehenden Kontrollen übersichtlich darstellen.

 

 

In welchem Intervall sollten Führerscheine kontrolliert werden?

Um eine regelmäßige Kontrolle nachweisen zu können empfehlen wir, die Führerscheine mindestens alle 6 Monate zu prüfen. Sie können das Prüfintervall jedoch auch individuell festlegen.

 

 

Darf man den Führerschein mit einem RFID-Label bekleben?

Juristen und das Bundesverkehrsministerium haben den Betreibern Elektr. Führerscheinkontrollen bestätigt, dass man RFID-Label auf den Führerschein aufbringen darf, wenn dadurch keine Eintragungen überdeckt werden. Durch die geringe Größe des RFID-Labels findet sich auf jedem Führerscheintyp ein geeigneter Platz. Sollte es ausnahmsweise bei einer Kontrolle doch einmal zu Problemen kommen, kann der Fahrer das RFID-Label rückstandsfrei vom Führerschein ablösen, so dass es keinen Grund mehr für Beanstandungen gibt.

 

 

Funktioniert das RFID-Label auch mit dem grauen oder rosa "Lappen"?

RFID-Label haften zuverlässig auf allen Führerscheinarten. Sie lassen sich rückstandsfrei entfernen und werden dabei zuverlässig zerstört. Aufgrund der geringen Größe findet das RFID-Label auf jedem Führerschein Platz, ohne Einträge zu verdecken.

 

 

Was passiert, wenn man das RFID-Label vom Führerschein entfernt?

Ein Fahrer, der seinen Führerschein für einen längeren Zeitraum entzogen bekommt, könnte auf die Idee kommen, das RFID-Label vom Führerschein abzulösen und es auf eine andere Karte oder dergleichen zu kleben. Dies funktioniert nicht, da das RFID-Label zuverlässig zerstört wird, sobald es vom Führerschein abgelöst wird. Mit einem abgelösten RFID-Label können daher keine Kontrollen mehr durchgeführt werden.

 

 

Hilft das Verfahren auch bei Fahrverboten von 1 bis 3 Monate?

Unternehmen können für jeden einzelnen Fahrer ein individuelles Prüfintervall (wöchentlich, 14-tägig, monatlich, 3-monatlich, halbjährlich) festlegen. Je kürzer das Prüfintervall, desto größer ist die Chance, dass auch kurzzeitige Fahrverbote erkannt werden.
Rechtlich gesehen ist es fraglich, ob der Fuhrparkverantwortliche überhaupt Maßnahmen gegen kurzzeitige Fahrverbote ergreifen muss. Beim klassischen Kontrollverfahren mit Aktenordner und persönlicher Prüfung ist das auch nicht realisierbar.

 

 

Wie werden die Label auf die Führerscheine aufgebracht?

Sie erhalten von uns eine detaillierte Beschreibung bzw. Anleitung zur sicheren Zuordnung der Mitarbeiter und zum „Belabeln“.

 

 

Welche Daten werden auf dem RFID-Label gespeichert?

Auf dem Label werden keine personenbezogenen Daten gespeichert. Jedes Label enthält eine individuelle Nr. - anhand dieser Nummer wird im zentralen System die Zuordnung zum Führerscheininhaber vorgenommen. Die Verwaltung dieser Stammdaten erfolgt durch das Fuhrparkmanagement.

 

 

Werden Daten auf dem RFID-USB Stick gespeichert?

Nein, auf dem Stick werden auch keine personenbezogenen Daten gespeichert, der Stick liest lediglich die Nr. des Labels und gibt diese weiter.

Leitfaden

Leitfaden zur Führung eines Fahrtenbuchs mit CARSYNC

 

 

1. Hin- und Rückfahrten getrennt voneinander aufführen

Hin- und Rückfahrten sind generell getrennt voneinander aufzuführen. Falls zwischen der geschäftlichen Hin-und Rückfahrt eine Privatfahrt stattfindet, muss diese separat erfasst und dokumentiert werden.

Beispiel:

Sie fahren zu einem Geschäft und besorgen dort benötigtes Material. Daraus ergibt sich im Fahrtenbuch ein Eintrag von Ihrem Startpunkt zum Geschäft. Die Rückfahrt vom Geschäft zu Ihrem Zielpunkt wird ebenso im Fahrtenbuch angezeigt. Diese beiden Fahrten dürfen nicht zusammengefasst werden.

 

 

2. Geschäftliche Fahrten ordentlich dokumentieren

Bei geschäftlichen Fahrten sind die Felder Anlass, Ansprechpartner und Firma auszufüllen. In einigen Fällen ist es ausreichend nur den Anlass einzutragen (Rückfahrt, Tanken, Waschen etc.).

Um den Aufwand für die Eintragung noch weiter zu minimieren, gibt es die Möglichkeit gespeicherte Informationen zu übernehmen. Voraussetzung hierfür ist eine Eintragung der relevanten Information zu dieser Geo-Position oder ein vorausgegangener Import in die Datenbank (optional).

Zur Übernahme der Daten klicken Sie auf das -Symbol der entsprechenden Fahrt (am rechten Bildrand) und wählen den entsprechenden Eintrag mittels Doppelklick aus.

 

 

3. Das Fahrtenbuch zeitnah führen

Der Begriff „zeitnah“ ist seitens der Finanzbehörde nicht genauer definiert. Um Beanstandungen zu vermeiden, empfehlen wir Ihnen die Daten innerhalb einer Woche nach Vollendung der Fahrt zu vervollständigen.

 

 

4. Besondere Regelungen

Nach aktueller Rechtsprechung ist es zulässig mit dem Firmenfahrzeug vor oder nach einem Geschäftstermin zum Wohnort zu fahren, wenn dieser Vorgang einen Zeit- oder km-Vorteil (im Vergleich zur regelmäßigen Arbeitsstätte) bringt.

Beispiel:

Ihr Wohnort liegt zwischen dem Sitz Ihrer Firma und einem Ihrer Kunden. Wenn Sie diesen Kunden direkt zu Beginn Ihres Arbeitstages besuchen, ist es zulässig am Vorabend mit dem Firmenfahrzeug zu Ihrem Wohnort zu fahren. Es wäre ein Umweg vor dem Termin in die Firma zu fahren und erst im Nachgang zu Ihrem Kunden.

 

 

5. Im Zweifelsfall Einsicht in das Änderungslog

Laut dem BFH-Urteil vom 16.11.2005 genügt eine mit Hilfe eines Computerprogramms erzeugte Datei den Anforderungen an ein ordnungsmäßiges Fahrtenbuch nur dann, wenn nachträgliche Änderungen an den Daten nach der Funktionsweise des Programms technisch ausgeschlossen sind oder in der Datei dokumentiert und offen gelegt werden. Unser Elektronisches Fahrtenbuch speichert alle Änderungen in einem Änderungslog, dies kann dem Finanzamt bei Bedarf vorgelegt werden.

Fahrtenbuchhilfe

Profil bearbeiten

 

Passwort ändern

Zur Sicherheit sollten Sie in regelmäßigen Abständen Ihr persönliches Passwort ändern. Hierzu geben Sie unter Profil -> Passwort Ihr altes Passwort zur Bestätigung ein und wählen ein neues Passwort. Nach dem Speichern ist Ihr neues Passwort aktiv. Verwenden Sie nur sichere Passwörter.

Voraussetzungen:

  • Mindestens 6 und maximal 13 Zeichen lang
  • Muss mindestens enthalten:
    - Großbuchstaben
    - Kleinbuchstaben
    - Zahl
  • Das Passwort darf keine Leerzeichen enthalten

 

Heimatadresse eintragen

Für die automatische Erkennung von Fahrten zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte können Sie Ihre Heimatadresse im Portal unter dem Menüpunkt Profil eingeben. Die Berechnung erfolgt anhand der GPS-Positionen, mit denen die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte automatisch erkannt werden. Diese persönlichen Daten können nur von Ihnen selbst eingesehen werden. Bitte beachten Sie, dass hierbei die Fahrt in einem Stück getätigt und das Bedienelement im Fahrzeug auf Privat gestellt werden muss.

Fahrten

 

Fahrten filtern

In der Fahrtenbuchansicht steht Ihnen ein Filter zur Verfügung, mit dem Sie Ihre Fahrten nach Fahrzeug, Zeitraum und Nutzungsart (Privatfahrt etc.) filtern können. Ihre Auswahl wird automatisch übernommen und aktualisiert. Für die getroffene Auswahl stellt das System eine Statistik der getätigten Fahrten dar. In der Detailansicht werden Ihre Fahrten beginnend mit der aktuellsten Fahrt unter Berücksichtigung der Filtereinstellung angezeigt. Des Weiteren steht Ihnen eine Suchfunktion zur Verfügung, mit der Sie die Fahrten nach Ort, Straße, Firma, Ansprechpartner oder Anlass filtern können.

 

 

Fahrten bearbeiten

In der Detailansicht können Fahrten bearbeitet werden. Folgende Funktionen stehen Ihnen zur Verfügung:

  • Fahrten zusammenfassen/trennen
  • Fahrtart ändern
  • Ortsangaben bearbeiten
  • Besuchte Firma
  • Ansprechpartner
  • Anlass der Fahrt

Das Zusammenfassen der Fahrten erfolgt in der Spalte Z. Sobald Sie den Mauszeiger über die Fahrten innerhalb der Spalte Z bewegen, werden die Auswahlmöglichkeiten angezeigt. Wenn Sie die gewünschte Zusammenfassung gewählt haben, muss die Änderung mit der Schaltfläche Fahrten zusammenfassen gespeichert werden.

Bitte beachten Sie, dass das Zusammenfassen von Fahrten nur möglich ist, wenn diese mit demselben Fahrzeug durchgeführt wurden und die Fahrten im gleichen Monat stattgefunden haben. Es können weiterhin nur Fahrten der gleichen Nutzungsart zusammengefasst werden. Sollte zwischen Ihren Fahrten ein anderer Mitarbeiter das Fahrzeug benutzt haben, lassen sich Ihre Fahrten ebenfalls nicht zusammenfassen.

Um zusammengefasste Fahrten wieder in die Einzelfahrten zu unterteilen, klicken Sie auf die Schaltfläche Trennen.

Die jeweilige Fahrtart kann durch Anklicken des bestehenden Eintrages geändert werden. Zur Auswahl stehen Geschäftlich, Privat, Familienheimfahrt und Fahrten zwischen Wohn- und Arbeitsstätte. Die verschiedenen Nutzungsarten werden zusätzlich farblich unterschieden. Die farbliche Kennzeichnung findet Anwendung in der Detailansicht, der Statistik und bei der Anzeige für Geschäftlich und Privat am Lesegerät im Fahrzeug. Hier gilt: Blau = Geschäftlich, gelb = Privat, grün = Familienheimfahrt und Fahrten zwischen Wohn- und Arbeitsstätte.

Ortseingaben können im Bedarfsfall überschrieben werden. Dazu klicken Sie auf die zu bearbeitende Adresse und tragen die Änderung ein.

Eintragen steuerlich relevanter Daten (Bitte beachten Sie hierzu den Leitfaden zur Führung von Fahrtenbüchern):

  • Besuchte Firma
  • Ansprechpartner
  • Anlass der Fahrt

Die Eintragung erfolgt per Mausklick in das jeweilige Feld der unvollständigen Fahrt. Alle Änderungen und Eintragungen, bis auf das Zusammenfassen von Fahrten, müssen nicht gesondert gespeichert werden.

 

 

Offene Fahrten

Um den Anforderungen des Finanzamtes gerecht zu werden, ist es notwendig bei Geschäftsfahrten mindestens den Anlass einzugeben. Damit Sie den Überblick behalten, informiert Sie das System wie viele Fahrten unvollständig sind. Wenn sie die rote Schaltfläche offene Fahrten betätigen, zeigt das System alle Fahrten an, bei denen der Anlass zu vervollständigen ist. Des Weiteren steht Ihnen ein Filter zur Änderung der Darstellung Ihrer offenen Fahrten zur Verfügung. Um den Filter zu öffnen, klicken Sie auf offene Fahrten Filtereinstellungen. Hier haben Sie folgende Möglichkeiten:

  • Fahrzeugfilterung (Aktuell gewähltes oder alle Fahrzeuge)
  • Mindestlänge (>= 0 km, >= 150 m, >= 1 km)
  • Suchfilter (verwenden, nicht verwenden)
  • Verzögerung der farblichen Darstellung (sofort, 1 – 14 Tage)
  • Datumsfilter (unbegrenzt, festes Datum, Zeitraum, Fahrtenfilter)

Einige der genannten Einstellungen können mit einem Rechtsklick in die jeweilige Fahrt vorgenommen werden. Folgende Einstellungen und Funktionen sind wählbar:

  • Fahrtart
  • Zusammenfassen
  • Kartenansicht
  • Gespeicherte Eintragungen ( (Icon nicht darstellbar)-Funktion)
  • Rückgängig machen der letzten Änderungen
  • Finanzamtwarnungen nicht mehr anzeigen

 

Kartendarstellung

Über die Schaltfläche (Icon nicht darstellbar) einer Fahrtzeile können Sie eine Kartenansicht aufrufen, die Start- und Stopp-Position der ausgewählten Fahrt öffnet.

 

 

Nachricht über Fahrzeugzustand

Sie können per Mausklick auf das (Icon nicht darstellbar) in der jeweiligen Fahrtzeile eine Nachricht über den Fahrzeugzustand an den zuständigen Flottenmanager senden. Das Fahrzeug und die Uhrzeit der Fahrt werden automatisch übernommen, übliche Beanstandungsgründe können direkt ausgewählt werden. Zusätzlich besteht die Möglichkeit einen Freitext einzugeben.

 

 

Fahrtenbuch drucken

Sie können Ihr Fahrtenbuch über die Schaltfläche Export als PDF-Datei speichern und gegebenenfalls ausdrucken. Durch die Option Änderungslog werden dem Fahrtenbuch sämtliche Änderungen als Information beigefügt. Das Finanzamt kann in Ausnahmefällen die Einsicht in das Änderungslog verlangen.

 

 

Liste bekannter Ziele

Um Ihnen die notwendigen Eintragungen im Fahrtenbuch zu erleichtern, speichert CARSYNC Ihre Eintragungen zu bereits besuchten Zielen.

Bei erneutem Anfahren des gleichen Zieles, Parkposition innerhalb von 500 m, können Sie über einen Klick auf das (Icon nicht darstellbar) die gespeicherten Informationen laden. In der Liste werden Ihnen alle hinterlegten Informationen zu dem aktuellen Fahrtziel angezeigt. Mit einem Doppelklick auf die entsprechenden Informationen werden diese übernommen.

Doppelte oder überflüssige Eintragungen können durch einen Klick auf das Papierkorbsymbol gelöscht werden.

 



 

Aufbewahrung der Daten

Die Daten werden gemäß AO im Zusammenhang mit dem Lohnsteuerabzug 6,5 Jahre durch uns aufbewahrt.

Flottenmanagement

Theodor Hermann +49 (0)89 45 24 50 258 Notfall-Hotline (24/7) 0900 1 992299 (0,99 € / Minute)