CARSYNC-DATENSCHUTZ: Gläserne Telematikfunktionen anstatt gläserne Mitarbeiter

Die CARSYNC Telematik-Technologie ist im Flottenmanagement vielseitig einsetzbar. Werden Telematikdaten generiert um Fuhrparkkosten zu senken, die Sicherheit der Fahrer zu erhöhen und die Produktivität zu steigern, haben Sicherheit und Rechtskonformität absolute Priorität. Unser Datenschutzkonzept und das CARSYNC-Telematiksystem wurden auf Basis von fünf Prinzipien entwickelt:

Transparenz – Mitbestimmung – Datensicherung – Wirtschaftlichkeit – Nachhaltigkeit

Welche Daten gespeichert werden hängt von den gesetzlichen Rahmenbedingungen sowie davon ab, wie der Kunde die CARSYNC-Module für seine Geschäftszwecke nutzen möchte. Prinzipiell erfasst das CARSYNC-Telematiksystem nur dann Daten, wenn dies gesetzeskonform und absolut notwendig ist beziehungsweise wenn es dazu dient, Geschäftszwecke zu erfüllen.

Um eine intelligente Poolwagenbuchung, elektronische Führerscheinkontrolle sowie Steuer- und Rechtssicherheit durch unser elektronisches Fahrtenbuch sicherzustellen, werden in der Regel folgende Daten gemäß dem Grund-, Betriebsverfassungs- und Bundesdatenschutzgesetz erhoben, verarbeitet und gespeichert:

  • Fahrzeugtyp und Kennzeichen
  • Geschäftsfahrten
  • Kilometer-, Batterielade- und Tankfüllstand
  • Name des Fahrers

Damit Sie einen Einblick erhalten, wie wir eine Vielzahl von Geschäftsführern und Betriebsräten überzeugt haben, stellen wir Ihnen kurz die wesentlichen Aspekte unseres Datenschutzkonzeptes vor. Welche gesetzlichen Rahmenbedingungen für den Einsatz von Telematik im Unternehmen bestehen, erläutern wir Ihnen im Anschluss.

CARSYNC sichert Daten, Betriebsrat-Zustimmung und Arbeitsplätze

Datenschutz und GPS Telematik im Flottenmanagement: CARSYNC senkt Kosten, sichert Daten, Arbeitsplätze und die Zustimmung durch den Betriebsrat.

Vier-Augen-Prinzip: Geht es um die Nutzung von personenbezogenen Daten, besteht beim CARSYNC-Telematiksystem die Möglichkeit individuelle Prüfschranken einzubauen. Damit ist gewährleistet, dass Mitarbeiterdaten nur unter Berücksichtigung von Recht und Gesetz verarbeitet werden, etwa dem Betriebsverfassungs- und Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

Datensparsamkeit: Der sparsame, anonymisierte oder pseudonymisierte Umgang mit Daten wird von Gesetzeswegen als Prinzip formuliert (vgl. § 3 a BDSG). Wir haben das Prinzip der Datensparsamkeit in unser Datenschutzkonzept und Telematiksystem integriert. Bei der Entwicklung unserer Fuhrparksoftware und Telematik-Technologie wurde gewissenhaft darauf geachtet, dass personenbezogene Daten nur dann rechtskonform erhoben und verarbeitet werden, wenn dies notwendig ist und dem Unternehmenserfolg dient. So gilt es beispielsweise bei der Nutzung unseres elektronischen Fahrtenbuchs Rechts- und Steuersicherheit zu gewährleisten.
 
Schutz der Privatsphäre: Vor Fahrtantritt kann der Mitarbeiter einfach zwischen Privat- und Geschäftsfahrt wählen. Privat- und Geschäftsfahrten sind somit klar voneinander getrennt. Geschäftsfahrten, die steuermindernd geltend gemacht werden sollen, lassen sich mit dem CARSYNC-Flottenmanagementsystem, schnell und bequem zu einer Dienstfahrt zusammenfassen. Fahrtunterbrechungen geben keinerlei Aufschluss über die Gründe der Unterbrechung und den Aufenthalt.

Zugriffsprotokoll: Wenn eine zugangsberechtigte Person, etwa der Geschäftsführer oder Fuhrparkleiter auf Daten zugreift, wird dies von unserem webbasierten Telematiksystem protokolliert. Somit lassen sich wie gesetzlich vorgeschrieben, Transparenz und eine Kontrolle durch externe Personen sicherstellen, zum Beispiel durch den Personal- oder Betriebsrat. Somit sind Transparenz und ein Schutz vor Datenmissbrauch gewährleistet. Zudem können auch Fahrtenbucheinträge nicht manipuliert werden, was eine Grundvoraussetzung für die Anerkennung des Finanzamts ist.

Geheimhaltungspflicht: Alle Mitarbeiter, die an der Wartung, Betreuung und Entwicklung unseres Flottenmanagementsystems beteiligt sind, haben eine Geheimhaltungserklärung unterzeichnet. Somit bestehen bezüglich der Verarbeitung von Personen- und Fahrzeugdaten eine Schweigepflicht und besondere Datenschutzrichtlinien. Auf diese Weise kommen wir als Dienstanbieter und Produzent einer wichtigen gesetzlichen Pflicht nach.
 
Datenspeicherung: Für die Speicherung und Sicherung Ihrer Daten haben wir einen der weltweit führenden CLOUD-Serviceanbieter verpflichtet: GLOBAL ACCESS. Das Rechenzentrum befindet sich in Deutschland. Dort sind auch die VISPIRON Server stationiert und durch höchste Sicherheitsstandards vor Datenmissbrauch geschützt.
 
Datenübermittlung: Die Telematik-Box (Bordrechner) stellt das Herzstück des webbasierten Flottenmanagementsystems von CARSYNC dar. Der modulare Aufbau ermöglichte eine Vielzahl von bedarfsgerechten Telematikfunktionen, um Ihre Fuhrparkkosten zu senken und die Sicherheit der Fahrer zu erhöhen. Beispielsweise werden GPS-Informationen genutzt, um Auftrags- und Routenänderungen schnell und präzise kommunizieren zu können. Sämtlich GPS-Fahrzeugdaten werden mittels modernster GPRS-Technik an den VISPIRON-Server übertragen. Zur Datenübertragung ins WEB-Portal wird eine SSL-VPN-Verschlüsselungstechnik genutzt. Damit sind die Fahrtdaten gegen unberechtigten Zugriff bestens geschützt.

Diese und weitere Maßnahmen bieten für Ihre Firmen- und Telematikdaten ein höchstes Maß an Sicherheit und Schutz. Für Fragen, Wünsche und Angebote können Sie sich gerne an unsere Flottenmanagement-Experten wenden. Eine erste Beratung ist kostenlos und unverbindlich.

CARSYNC-Telematik-Technologie senkt Kosten und CO2-Emmissionen, schafft Mitarbeiterzustimmung, Transparenz und gewährleistet Steuer- und Rechtssicherheit!

Mit dem günstigen Flottenmanagementsystem von CARSYNC sind Sie Ihren Mitbewerbern weit voraus und sparen viel Geld!

Welche Rechtsgrundlagen für Telematik im Unternehmen gibt es?

Unser Konzept zum Datenschutz hat viele nationale und internationale Kunden aus verschiedenen Branchen überzeugt, weshalb Sie die CARSYNC-Telematik-Technologie in Ihrem Unternehmen bedenkenlos nutzen, um Fuhrparkkosten dauerhaft zu senken sowie Aufträge und Arbeitsplätze zu sichern. Mit unserem GPS-System lassen sich im Fuhrparkmanagement verschiedene Geschäftsprozesse automatisieren und optimieren. Trotz der großen ökonomischen und ökologischen Vorteile, die unser GPS- und webbasiertes Telematiksystem für Arbeitnehmer und Arbeitgeber bietet, stehen in Deutschland noch viele Unternehmen und Mitarbeiter dem Einsatz von Telematik im Unternehmen skeptisch gegenüber.
 
Laut dem Fuhrparkbarometer 2016 nutzen nur 22 Prozent der Unternehmen in Deutschland Telematik-Technologien, um die Mobilität zu optimieren, Fuhrparkkosten zu senken und Arbeitsplätze zu sichern. Oftmals wird befürchtet, dass durch eine GPS-Flottentelematik der Fahrer vollständig überwacht wird. Diese Sorge ist ernst zu nehmen und berechtigt, lässt sich jedoch durch unser Datenschutzkonzept und modulares CARSYNC-Telematiksystem auflösen.

Es ist keinesfalls so, dass der Einsatz von Telematiksystemen im Unternehmen grundsätzliche verboten ist. Daher wollen wir Ihnen die wichtigsten gesetzlichen Grundlagen vorstellen, die es bei einem Einsatz von Telematik im Unternehmen zu beachten gilt und aus denen hervorgeht, dass Telematik im Unternehmen eingesetzt werden darf. Zentral dafür ist Wahrung der Privatsphäre und Mitbestimmung sowie der Datenschutz.

Gesetzeslage: Wahrung der Selbstbestimmung und Privatsphäre von Mitarbeitern

Wahrung der Selbstbestimmung und Privatsphäre von Mitarbeitern. CARSYNC-Telematik-Technologie senkt Kosten und CO2-Emmissionen

Eine vollständige Standortüberwachung, wie sie theoretisch über ein GPS Telematiksystem möglich wäre, ist gesetzlich nicht zulässig und praktisch überhaupt nicht notwendig. Grundsätzlich hat jede Person gemäß Grundgesetz (vgl. Artikel 2 i. V. m. Artikel 1) das Recht über seine Daten frei zu bestimmen. Um ein GPS-Telematiksystem zur Optimierung von Fahrtrouten, Auftrags- und Terminmanagement einzusetzen, ist es jedoch zwingend erforderlich, dass ein geschäftlich genutztes Firmenfahrzeug einem bestimmten Fahrer zugeordnet werden kann.

Durch diese notwendige Zuordnung werden Telematikdaten (Fahrzeug und Fahrzeugstandort) automatisch zu personenbezogenen Daten, über deren Nutzung jedoch der betroffene Mitarbeiter bestimmen kann – es sei denn, eine Rechtsvorschrift oder ein Gesetz erlaubt dies explizit. Das geht aus § 4 Absatz 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) hervor:
 
„Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten sind nur zulässig, soweit dieses Gesetz oder eine andere Rechtsvorschrift dies erlaubt oder anordnet oder der Betroffene eingewilligt hat.“

Wie eine solche Einwilligung auszusehen hat, wird in § 4 a BDSG beschrieben. Entscheidend dabei ist, dass der Betroffene schriftlich und freiwillig eingewilligt hat. Ausschlaggebend ist jedoch auch der Zweck, denn das Unternehmen mit dem Einsatz von Telematik verfolgt. Beim Einsatz von Telematik geht es nicht nur um die Senkung von Kosten, sondern auch um die Sicherheit des Fahrers und den Erhalt von Arbeitsplätzen. Auch diese positiven Effekte spielen für die Nutzung eines Telematiksystems im Unternehmen eine entscheidende Rolle. In Bezug auf § 4 Absatz 1 BDSG stellt sich die Frage: Gibt es ein Gesetz oder eine Rechtsvorschrift, die eine automatisierte Nutzung von personenbezogenen Daten (vgl. § 3 BDSG) beziehungsweise Telematikdaten legitimiert?

Gesetzliche Voraussetzungen zum Einsatz von Telematik im Unternehmen

Wichtig sind die Sicherheit des Fahrers und die Wahrung der Interessen des Unternehmens, weil davon das Unternehmen, die Gesellschaft und die Arbeitnehmer profitieren. Aus § 4 Absatz 2 BDSG geht hervor, dass unter bestimmten Bedingungen Telematikdaten (automatisierte Daten mit Personenbezug, z.B. Fahrtdaten) zur Erfüllung von Geschäftszwecken genutzt werden dürfen:

„Personenbezogene Daten sind beim Betroffenen zu erheben. Ohne seine Mitwirkung dürfen sie nur erhoben werden, wenn

1.  eine Rechtsvorschrift dies vorsieht oder zwingend voraussetzt oder
2.  a) die zu erfüllende Verwaltungsaufgabe ihrer Art nach oder der Geschäftszweck eine Erhebung bei  
          anderen Personen oder Stellen erforderlich macht oder

     b) die Erhebung beim Betroffenen einen unverhältnismäßigen Aufwand erfordern würde

und keine Anhaltspunkte dafür bestehen, dass überwiegende schutzwürdige Interessen des Betroffenen beeinträchtigt werden.“

Dieser Paragraf zeigt auf, dass zu erforderlichen Geschäftszwecken eine automatisierte Datenerhebung erlaubt ist, wenn keine schutzwürdigen Interessen des Betroffenen beeinträchtigt werden. Letzteres gilt es unbedingt zu beachten – was wir mit unserem Datenschutzkonzept getan haben. Zudem wird erneut darauf hingewiesen, dass ein Einsatz legitim ist, wenn es eine entsprechende Rechtsvorschrift gibt – die gibt es: § 32 BDSG i. V. m. § 87 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG).

Wichtig: Wurde per Betriebsvereinbarung, Arbeits- oder Tarifvertrag die Nutzung von automatisierten Telematikfunktionen im Unternehmen klar und einvernehmlich geregelt ist, steht einem Einsatz in der Regel nichts mehr im Wege. Besteht eine solche klare Regelung oder individuelle Vereinbarung nicht, lässt sich die Nutzung von Telematik über den erforderlichen Geschäftszweck legitimieren. Zum Beispiel, wenn der Unternehmer oder der Mitarbeiter aufgrund der gewerblichen bzw. privaten Nutzung des Firmenwagens verpflichtet ist, lückenlos ein Fahrtenbuch zu führen, um Fahrtstrecken steuermindernd geltend zu machen. Letztlich kommt es jedoch auf den konkreten Geschäftszweck bzw. auf die Erforderlichkeit und Notwendigkeit des Einzelfalls an.

Gesetzliche Erlaubnis zur Nutzung von Telematikdaten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses

§ 32 Absatz 1 Satz 1 BDSG erlaubt eine personenbezogene Datenerhebung, -verarbeitung und -nutzung, um gerechtfertigte Unternehmensinteressen zu realisieren:

„(1) Personenbezogene Daten eines Beschäftigten dürfen für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses erhoben, verarbeitet oder genutzt werden, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder nach Begründung des Beschäftigungsverhältnisses für dessen Durchführung oder Beendigung erforderlich ist.“


Bezüglich Telematikdaten sind zudem § 32 Absatz 2 und 3 des BDSG einschlägig:

„(2) Absatz 1 ist auch anzuwenden, wenn personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet oder genutzt werden, ohne dass sie automatisiert verarbeitet oder in oder aus einer nicht automatisierten Datei verarbeitet, genutzt oder für die Verarbeitung oder Nutzung in einer solchen Datei erhoben werden.

(3) Die Beteiligungsrechte der Interessenvertretungen der Beschäftigten bleiben unberührt.“

Zudem ist es gemäß § 10 BDSG zulässig, ein automatisiertes Verfahren einzurichten, welches die Übermittlung personenbezogener Daten durch Abruf ermöglicht. Dies gilt jedoch nur, wenn schutzwürdige Interessen von Betroffenen gewahrt bleiben und es die Aufgaben oder Geschäftszwecke der beteiligten Stellen dies erforderlich machen. Zudem ist sicherzustellen, dass das Abrufverfahren kontrolliert werden kann.
 
Geht es um Kontrolle und schutzwürdige Interessen des Betroffenen, sind die Interessenvertretungen der Mitarbeiter gefragt, wie auch aus § 87 Abs. 3 BetrVG hervorgeht. Alle diese wichtigen Pflichten und Kriterien haben wir in das CARSYNC-Datenschutzkonzept integriert und dementsprechend das Telematiksystem konzipiert.

GPS Ortung: Mitbestimmungsrecht vom Betriebsrat

GPS Ortung, Betriebe ohne Betriebsrat, mit Betriebsrat, rechtskonformer und einvernehmlicher Einsatz von Telematik mit CARSYNC

Arbeitnehmervertretungen wie der Betriebsrat haben ein Mitbestimmungsrecht, wenn es darum geht, Telematiksysteme zu nutzen, die beispielsweise eine GPS Fahrzeugortung ermöglichen. Entscheidend ist, ob der Nutzung von Telematikdaten schutzwürdige Interessen des Arbeitnehmers entgegenstehen. Absolut unzulässig ist es, den Arbeitnehmer vollständig per GPS zu überwachen – dies ist verboten. Prinzipiell gilt jedoch gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG:

„Der Betriebsrat hat, soweit eine gesetzliche oder tarifliche Regelung nicht besteht, in folgenden Angelegenheiten mitzubestimmen:
6. Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen;“


Dieser Punkt betrifft auch Telematiksysteme, die GPS-Funktionen nutzen, um Telematikdaten zum Schutz von Fahrern und zur Optimierung des Flottenmanagements zu genieren, etwa in Form eines digitalisierten Routen-, Auftrags- und Terminmanagements sowie einer elektronischen Führerscheinkontrolle.

Allgemeine Aufgaben des Betriebsrats: Mitbestimmung und Arbeitnehmerschutz

Für die Einführung eines Telematiksystems im Unternehmen sind zwei Kontexte möglich:

1. Betriebe ohne Betriebsrat: Der einzelne Mitarbeiter muss bewerten, ob der spezifische Einsatz von GPS-Flottentelematik illegitim oder erforderlich ist, um bestimmte Geschäftszwecke zu erfüllen. Ist der Einsatz von Telematik notwendig (vgl. u. a.  § 32 BDSG) und stehen dem keine schutzwürdigen Interessen entgegen, ist die Nutzung legitim.

2. Betriebe mit Betriebsrat: Die Art der Nutzung von Telematikdaten hängt nicht nur von der freiwilligen Zustimmung des Mitarbeiters ab, sondern muss in Abstimmung mit der Interessenvertretung der Arbeitnehmer erfolgen.

Wichtig: Telematik dient auch der Sicherung von Arbeitsplätzen und dem Schutz der Mitarbeiter. Auch dies gehört zu den allgemeinen Aufgaben des Betriebsrats, wie insbesondere aus § 80 Abs. 1 Nr. 1 und Nr. 8 eindeutig hervorgeht.
 
Tipp: Damit keine Einigungsstelle über den Einsatz eines Telematiksystems entscheiden muss (vgl. § 87 BetrVG Abs.2), sondern ein Konsens besteht, empfehlen wir Ihnen den Einsatzzweck entsprechend dem Geschäftszweck exakt zu definieren und sich mit dem Mitarbeiter beziehungsweise Betriebsrat im Vorfeld abzustimmen. Unser Datenschutzkonzept und unser modulares Telematiksystem bietet Ihnen eine optimale Grundlage, um Rechtssicherheit und den Schutz der Privatsphäre sicherzustellen. Unsere Experten helfen Ihnen gerne dabei, eine einvernehmliche Lösung zu finden.

Mit CARSYNC lässt sich ein rechtskonformer und einvernehmlicher Einsatz von Telematik im Flottenmanagement sowie die Zustimmung des Betriebsrats gewährleisten. Durch die Modularität ist ein hohes Maß an Flexibilität gewährleistet, damit Sie die Telematikfunktionen entsprechend Ihres Geschäftsfeldes definieren können. Wir helfen Ihnen gerne dabei, Ihren Betriebsrat und die Mitarbeiter zu überzeugen sowie Arbeitsplätze und Daten zu sichern.

Trotz gewissenhafter Recherche können wir für die Aktualität, Korrektheit und Vollständigkeit der bereitgestellten Informationen keine absolute Gewähr übernehmen.

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